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【就活】5分でわかる「人事を不快にさせないためのメールの書き方」

就活とメール

就職活動において、メールを駆使することは非常に多くなっております。メールで人事に悪印象を与えてしまっては、就活が不利になってしまいます。

人事は最も、就活生が熟練したビジネスマンでないことを知っているのである程度は大目に見てくれるかもしれません。ただし印象が悪くなることは確かです。

今回は、就活生向けに簡単にメールのマナーを伝えていきます。これは就活生向けの記事のため、必要最低限のマナーしか書いていません。ビジネスメールじゃないですから。

次のステップで解説します。

  • 書き方の基本
    • 例文
    • メールの構造
  • メールのマナー
    • 見やすいメールを心がけよ
    • メールはすぐ返せ
    • フリーメールは賛否両論
    • ファイル送信のルール
    • 断る場合・間違いの指摘などをする場合
    • 言うまでもなく最低限の敬語を
    • 絵文字・顔文字はもってのほか

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基本的な形

メールの書き方の型はある程度決まっています。

予定の提示

面接の時間予約のメールが届いて、3候補ほど提示を求められた場合(選択肢がいくつかある)

タイトル:最終選考の面接時間について

961プロ株式会社
人事担当 黒井様

見滝原大学の高木順次郎と申します。いつもお世話になっております。
この度は、最終選考の機会をいただきましてありがとうございます。

面接の時間帯についてですが、以下の時間帯でお願いいたします。
・3月32日 14時00分~
・3月32日 18時00分~
・3月34日 10時00分~

以上、よろしくお願いいたします。

++++++++++++++++++++++++++
バカ田大学
高木順次郎
takagi-junichiro@765pro.com
Tel:080-***-**** Fax:0120-***-***
++++++++++++++++++++++++++

(HTMLメールでない限り、引用返信をすることをお勧めします)

基本的には「必要なことを明確に、すぐにでもわかるよう」です。

ビジネスマンは忙しいので、必要なことだけ書いて余計なことを書かないことも必要です。用件がすぐに分からないメールは、読まれないと思ってください。

タイトル

タイトルは「題名ですぐ用件が分かるように」が基本です。

例えば「採用結果のご案内&第2次選考のお知らせ」「履歴書の送付について」など、ぱっとみて用件がすぐわかるものをお勧めします。間違えても「こんにちは」などはやめましょう。

宛名

宛名は、企業名/部署名/人事名といったものを入れます。メールの最初に記述します。

送り先が人に対してであれば「様」(ほぼこれです)、会社に対してのメールであれば「御中」をつけましょう。

イントロダクション

お世話になっております、おはようございます、こんにちはなどの挨拶を、宛名の次に入れてください。自分も何処から来たのかを最初に名乗っておきましょう。署名でどうせ名乗ったとしても。

返信の場合は「ご連絡ありがとうございます」「確かに〇〇(受領したもの)を受領いたしました。」

本文

まずは結論から。内容ごとに分けて、必要なら箇条書き、数値などを利用してください。完璧な敬語よりはわかりやすさを重視してください。就活の質問でよくある「私は〇〇で、〇〇大学の出身で、××を頑張ってきました。質問です」のような無駄な前置きはカット!

結び

用件がすべて書き終わったら、礼儀として「以上」「よろしくお願いいたします」は欲しいものです。「以上」でもビジネスの余所行きでも使えるものです。返信が欲しい場合は「返信をお待ちしております」を記入してください。

署名

メールのいちばん最後に来る、名前・連絡先・大学名あるいは企業名が書かれている部分です。署名には名前、学校名、メールアドレスは最低限必要です。

メールのマナー

マナーは基本的には「相手に不快感を与えない」ためのものです。私が昔研修を受けたときの人事が、「不快にさせない、いい気持ちにさせる」と聞いたときははっとしました。

見やすいメールを心がけよ

上と下、どちらが見やすいですか?

集合場所はイオンシネマ泉南 Happyhome205です。四ツ谷駅から歩いて5分です。面接の時間は14:45です。ざっくばらんな面接を行います。当日の質問は、例えば「今までの人生で一番わくわくしたこと」「自分が小さいころに見た夢」「あなた自身の短所について」などがあげられます。深い範囲まで問われるので準備をしておくことをお勧めします。持ち物は天海春香のフィギュアと如月千早のフィギュアと筆記用具、印鑑、成績証明書、健康診断書です。
集合場所:イオンシネマ泉南 Happyhome205(四ツ谷駅から歩いて5分です)
時間:14:45~(1時間程度を予定しております)
持ち物
・天海春香のフィギュア
・如月千早のフィギュア
・筆記用具
・印鑑
・成績証明書
・健康診断書

【備考】
面接の質問で、例えば「今までの人生で一番わくわくしたこと」「自分が小さいころに見た夢」「あなた自身の短所について」が問われます。

深い範囲まで問われるので準備をしておくことをお勧めします。

上の方が読みやすい人は多分いないと思います。

読みやすいようには「内容ごとに改行する」「箇条書きを入れる」などの施策をすべきです。

メールはすぐ返せ

メールはどんなに遅くとも24時間以内には必ず返すこと。いつ送ってもいいです(夜は少しだけ非推奨ですが返さないよりずっとずっと良い)。返すことが優先です。

メールを送っても何のレスポンスもなければ、相手に届いたのか不安になります。それは就活生と人事との関係においても例外ではありません。

とりあえず届いたら返信が直ちにできなくても「届きました」の一報くらいくれたらいいのに。

フリーメールは賛否両論

フリーメールはダメと言う人がいまだにいます。私には理解不能ですが、フリーメールは「たくさん取得可能」「スパム」などのイメージを持っている人もいると言います。

安全策を取るなら学校のメールがおすすめです。プロバイダのメール(ex:example@jcom.home.ne.jp)やキャリアメールも(こちらはおすすめしませんが)一定の効果はあるようです。

添付ファイル送信のルール

ファイルを送信した場合は、添付ファイルがある旨を伝えて、そのメールで添付ファイルを送ってください。

個人情報が関わる場合は必ず暗号化して、パスワードは別のメールで送ってください。

容量は必要十分なだけにしましょう。3MBを超えるなんて普通ないです。

添付ファイルを送る場合は、添付ファイルを送信した事実及びファイル名をメールの本文に。「ファイル『haruka-daisuki.pdf』を添付します」のように。

断る場合・間違いの指摘

断る行為は感じ悪いものです。相手を傷つけます。でも傷はあまり深くしたくないですよね。断るときは心苦しいものですよね。

枕詞に「心苦しいですが」を入れたり、「申し訳ありませんが」などをつけてからやんわりと断ってください。

相手が間違ったことを言っていた場合も、「申し訳ないですが、〇〇の件についてご確認なさいますようお願いいたします」などの文章を挿入することをおすすめします。

最低限の敬語を使おう

俺様などのことばを使うのは論外です。敬語を使うのは基本です。例えば日程が決まった場合は「了解します」でなく「承知しました」を使うようにします。

敬語の一覧については掲載する気力がなかったので、以下のサイトを参考にしてください。今回はメールのマナーと言うことで。

会社での正しい言葉遣い・敬語

「承知しました。それでは、8時20分に貴社に伺います。」 「それでは、9月1日に肉食べ放題キャンペーンに伺います。楽しみに待ってます。」

絵文字・顔文字はもってのほか

まさか送る人はいないと思いますが、顔文字や絵文字を書くのは止めましょう。

お詫びは電話or直接会って

メールでお詫び?は?何言ってんのコイツ。その通りです。メールで気持ちは伝わりません。直接会ってわびましょう。せいぜい電話です。

むすび

メールのマナーは大変ですが、あくまで相手を不快にさせないことが大事です。ビジネスマンは忙しいので、それをわざわざ割いてまで採用試験をやっているのだから。

そういえば、数えてみたら3800字近く行ってました。私はどこぞの無個性リボンよろしくおっちょこちょいなライターなので。

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2017-04-17 23:50:50投稿  カテゴリ:就活コラム

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